Politicas de Privacidad
POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GENERALIDADES
El presente documento establece las Políticas de
Tratamiento de Datos Personales de la sociedad GRUPO SAKA S.A.S, (en adelante, SAKA o la Sociedad), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley
1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por
medio de los cuales SAKA garantiza
un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos,
con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
RESPONSABLE
SAKA es una persona jurídica de
derecho privado, domiciliada en Bogotá,
cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Calle 24 No. 19-52
Teléfono: 3440977
Correo electrónico: contabilidad@marathon.com.co
DEFINICIONES
- Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales;
- Base de
Datos:
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Dato
personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables;
- Encargado: Persona natural o
jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
- Responsable:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
- Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto
de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Principio de
legalidad:
El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse
a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
- Principio de
libertad:
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento;
- Principio de
veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error;
- Principio de transparencia: En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- Principio de acceso y circulación
restringida:
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Los datos personales, salvo la información pública,
no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la ley;
- Principio de seguridad: La información
sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
- Principio de confidencialidad: Todas
las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CONTENIDO
DE LAS BASES DE DATOS
En las bases de datos de SAKA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la sociedad puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles
requeridos por la naturaleza de la relación laboral
(fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
En las bases
de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su
titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley
1581 de 2012.
TRATAMIENTO
La información que consta en las bases de datos de la
empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección,
intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación,
almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma
parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
En
cumplimiento de deberes legales, la sociedad podrá suministrar la información
personal a entidades judiciales o administrativas. SAKA velará por el correcto
uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las
exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente
autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
FINALIDAD
La información
recolectada por SAKA tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su
objeto como empresa dedica a la
confesión y comercialización de calcetines y prendas de vestir, además, la
sociedades guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes
legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La
información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o
pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener
relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad
con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales frente a la sociedad o a los Encargados. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar
prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en
el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por la Sociedad o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la
autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que la Sociedad o el Encargado han incurrido en
conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en
forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
OBLIGACIONES
DE SAKA
SAKA deberá:
· Garantizar al Titular, en
todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
·
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia
de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
·
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
·
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
·
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
·
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
· Rectificar la información
cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
· Suministrar al Encargado,
según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la presente ley.
·
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del Titular.
· Tramitar las consultas y
reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
·
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos.
· Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
· Informar a solicitud del
Titular sobre el uso dado a sus datos.
· Informar a la autoridad d